Fundamentos Básicos de Gestión de Expedientes y Archivos de Oficina

Sin duda alguna, es de gran importancia que el profesional de la administración pública conozca e integre en su trabajo diario las técnicas de archivo y documentación. La tramitación de los diferentes expedientes administrativos genera una ingente producción documental que requiere de unas adecuadas técnicas y metodologías para su conservación, custodia y acceso.

A través de este curso se pretende dotar al alumno de los conocimientos básicos y herramientas fundamentales para un correcto tratamiento y archivo de la documentación generada en la administración.

Duración: 30 horas
  1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    • 1-Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    • Introducción.
    • Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo.
    • Centros de Información Documental.
    • Concepto de documento.
    • Archivos públicos y privados.
    • El valor de los documentos.
    • El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal.
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en el tratamiento de la información y documentación administrativa.
    • Ejercicio 2. Teoría de las edades del documento.
    • Ejercicio 3. Diferentes clases de archivos según su frecuencia de uso.
  2. Los Archivos de Oficina.
    • 2-Los Archivos de Oficina.
    • Concepto y funciones de los archivos de oficina.
    • Organización del archivo de oficina.
    • Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina.
    • Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar.
    • Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión.
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Tipología de documentos administrativos en el archivo de oficina o de gestión.
    • Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Gestión o de Oficina.
    • Ejercicio 3. Documentación del Archivo de Gestión o de Oficina.
  3. Los expedientes administrativos.
    • 3-Los Expedientes administrativos.
    • Concepto.
    • Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente.
    • Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo.
    • Ordenación del expediente administrativo.
    • Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos.
    • Normas básicas de instalación de documentos.
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Fases del Procedimiento administrativo.
    • Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Oficina en relación al archivo de los Expedientes administrativos.
    • Ejercicio 3. Pautas para la ordenación de los expedientes administrativos.
  4. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.
    • 4-Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación.
    • Introducción. Establecimiento de un Sistema de Archivo.
    • Sistemas de registro y clasificación de documentos.
    • Las series documentales. Concepto.
    • El proceso de Ordenación. Sistemas.
    • El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina.
    • Fase de ordenación de los documentos.
    • Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos.
  5. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
    • 5.-Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
    • Introducción.
    • Herramientas de recuperación documental.
    • Transferencias y préstamos documentales.
    • Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información.
    • Sistemas Informatizados de Gestión Documental.
    • Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales.
    • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
    • Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel.
    • Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina.
    • Pautas  para el control de la eficacia del sistema de archivo.
    • Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo.
    • Anexo: La Administración Electrónica.

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