Administración Pública Nuevas Tecnologías para la Administración Pública

Curso de Gestión Documental con Alfresco

Presentación
Contenido

Este curso aporta una visión global en materia de gestión documental sobre la herramienta tecnológica Alfresco.

Se revisarán los estándares y recomendaciones en materia de documento electrónico, política de gestión de documentos electrónicos y digitalización de documentos según los estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

El alumno analizará en profundidad la solución de gestión documental Alfresco ECM:

Principales componentes, funcionalidades y arquitectura.
Proceso de instalación y configuración del repositorio documental, la gestión de seguridad y los permisos, el backup y la restauración, el diccionario de datos, los metadatos y sus categorías, la recuperación de contenido borrado así como la integración con otros sistemas.

Finalmente se realiza un recorrido por la solución Alfresco Share, que permite establecer espacios colaborativos relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos a través de herramientas como la wiki, foros de discusión, blog, etc. y los módulos Alfresco Record Managements y Alfresco Workdesk.

Dirigido a
- Personal de las administraciones Públicas: Estatal, Autonómica y Local, que pretendan adquirir o mejorar sus conocimientos en el ámbito de uso de la gestión documental sobre la tecnología de plataforma abierta Alfresco ECM.
- Empleados de empresas privadas y autónomos que trabajen o estén interesados en conocer cómo se puede realizar una gestión documental electrónica con el software de plataforma abierta Alfresco, empresa líder de confianza en la gestión de contenido empresarial (ECM), con más de 2800 clientes empresariales y siete millones de usuarios en activo.
Competencias a adquirir
Al finalizar el curso el alumno será capaz de conocer en profundidad la plataforma de gestión documental Alfresco ECM y sus principales componentes y arquitectura. Se analizará:
- La solución de plataforma de Custodia digital.
- El proceso de instalación y configuración.
- La gestión de los permisos y la seguridad.
- Los conceptos relacionados con la gestión documental, documento electrónico y sus metadatos así como los procesos de digitalización y conversión de documentos, la política de gestión de documentos electrónicos y la solución colaborativa Alfresco Share con el módulo Record Managements.
Requisitos

Para estudiar y completar el curso NO es necesario instalar el gestor documental Alfresco.

Para aquellos usuarios que deseen instalarlo, Alfresco recomienda disponer de un equipo con 8 GB de memoria RAM (mínimo recomendado).

Descarga el temario completo en PDF

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Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco
- Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco
- Introducción
- Objetivos de Alfresco
- Entornos de trabajo
- Distribución
- Principales diferencias entre las versiones Community y Enterprise
- Arquitectura
- Conceptos
- Reglas de gestión
- Otras formas de trabajar con Alfresco
- Motor de búsqueda
- Multilingüismo y versiones
- Hemos aprendido...
Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco
- Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco
- Introducción
- Instalación de Alfresco Community en Windows
- Personalizar panel de inicio
- Configurar el sitio
- Hemos aprendido...
Alfresco Share
- Alfresco Share
- Introducción
- Mi Panel de Inicio
- Sitio colaborativo
- Biblioteca de documentos
- Otras funcionalidades
- Suscribirse a un feed RSS
- Avisos del sitio
- Búsqueda de contenido
- Hemos aprendido...
Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo
- Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo.
- Introducción
- Usuarios y Grupos. Roles
- Reglas de contenido y acciones
- Flujos de trabajo
- Ejemplo práctico: usuarios, permisos, reglas y flujos de trabajo
- Hemos aprendido...
Gestión documental y custodia digital
- Gestión Documental y Custodia digital
- Introducción
- Objetivo de la Gestión Documental
- Motivos para la implantación de un sistema de Gestión documental
- Ventajas de la Gestión Documental
- La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración Pública
- El Documento
- Análisis Documental
- La clasificación
- Ciclo de vida de los documentos
- Sistema de gestión documental
- Herramientas de gestión documental
- La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración electrónica
- Custodia digital. Custodia física y lógica
- Hemos aprendido...
Documento electrónico, digitalización y procedimientos de copiado auténtico y conversión (estándar ENI)
- Documento electrónico, digitalización y copias electrónicas.
- Introducción
- Política de gestión de documentos electrónicos (ENI)
- Documento electrónico según estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Documentos electrónicos en intercambios entre organizaciones y con el ciudadano
- Digitalización de documentos según estándares ENI
- Copias electrónicas de documentos administrativos
- Conversión de documentos electrónicos
- Hemos aprendido
Módulo de Alfresco Records Management (RM)
- Alfresco record Management
- Introducción
- Principales funcionalidades
- Ventajas de la gestión de documentos de archivo de Alfresco
- El ciclo de vida de un documento. Del documento vivo al documento de archivo (Record)
- Creando el sitio de gestión de registros
- El Plan de archivo o plan de ficheros (File Plan)
- Añadir una categoría de documento de archivo (registro)
- Añadir una carpeta de documentos de archivo (registro)
- Declaración como documento de archivo
- Planificación de disposición (Time Schedule)
- La gestión de permisos
- Búsqueda de registros
- Consola de administración de la gestión de registros
- Hemos aprendido...

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Gestión Documental con Alfresco

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