La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento administrativo común exige que el expediente sea completamente electrónico y dispone la creación de un archivo electrónico único para cada administración. Se deben gestionar todas sus actuaciones administrativas (procedimientos, subvenciones, etc.) sin papel, de forma electrónica, a través de expedientes electrónicos. La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados.
La aplicación de archivo electrónico es un elemento fundamental a nivel de todas las Administraciones públicas, pero para el ingreso de los documentos es necesario que los expedientes se tramiten de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Para ello toda organización debe disponer de una política de gestión de documentos electrónicos acorde a este Esquema Nacional.
Cada Administración Pública debe mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento. La creación de este archivo electrónico único resultará compatible con los diversos sistemas y redes de archivos en los términos previstos en la legislación vigente, y respetará el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso correspondiente.
Personal de las Administraciones públicas: Estatal, Autonómica y Local.
Al finalizar el curso, el alumnado conocerá en profundidad todos los conceptos necesarios sobre el archivo electrónico de expedientes y documentos electrónicos en la gestión Administrativa.
Aprenderemos cómo se trabajan los expedientes electrónicos y cuál es su estructura, así como la de los documentos electrónicos, el índice electrónico, la firma electrónica y los metadatos del expediente y del documento electrónico.
Se estudia un sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos diseñado para la gestión de documentos y expedientes electrónicos cumpliendo los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/u obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Esto supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.
El curso permite además conocer en detalle todos los aspectos relacionados con el archivo electrónico y la política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) como base del modelo de gestión documental y de las políticas específicas aplicables en el ámbito de cada organización. Es necesario definir correctamente los procedimientos, identificándolos, dándolos de alta en el Sistema de Información Administrativa (SIA), estableciendo los plazos de caducidad de sus valores primarios y secundarios, así como los plazos de transferencia y acceso.
También se estudian los motivos para la implantación de un sistema de gestión documental en una organización, así como los conceptos relacionados con el sistema de archivos, funciones de un archivo, series documentales, organización de los fondos documentales, tipos de archivos y centros de archivo, entre otros.
Finalmente, se analiza la aplicación de archivo electrónico único que persigue la completa digitalización del procedimiento administrativo y, con ese objetivo, la total interoperabilidad entre administraciones. En este sentido, el archivo electrónico comprende el conjunto de expedientes electrónicos compuestos por documentos, también electrónicos, que corresponden a procedimientos finalizados.
Para realizar el curso resulta recomendable disponer de un certificado electrónico personal o de empleado público. No resulta imprescindible ya que se proporciona un certificado electrónico válido pero de PRUEBAS en las unidades en las que sea requerido.
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